Yönetim devrinde hangi evraklar teslim alınmalı

Apartman veya site yönetimi devralırken ilk ihtiyaç, mevcut durumun belgelerle görülebildiği bir teslim dosyasıdır. Hangi kararlar alınmış, bankada ne kadar para var, hangi faturalar bekliyor ve hangi işlerin süresi yaklaşıyor? Bu soruların yanıtı netleştiğinde yeni yönetim günlük işleri daha sağlıklı sürdürebilir.

Devir öncesinde ortak bir teslim listesi hazırlayın. Her kalem için belgenin adını, kapsadığı dönemi, aslının mı kopyasının mı verildiğini ve varsa eksikliği yazın. Aşağıdaki liste pratik hazırlık içindir; her yapıda aynı belgeler bulunmayabilir. Yönetim planı, yapının özellikleri ve devam eden işlemler birlikte değerlendirilmelidir.

Yönetim planı ve karar belgeleri

Yönetim planı ve değişiklikleri, karar defteri, yönetici seçimine ilişkin kararlar, toplantı tutanakları, katılım listeleri ve varsa vekalet belgeleriyle başlayın. Belgeleri kronolojik sıraya koyun. Son kararların hangi işlere izin verdiğini ve henüz uygulanmamış kararları ayrıca belirleyin.

Defter tesliminde yalnızca kapak adını kaydetmeyin. Kullanılan sayfa aralığı, son kayıt tarihi ve mevcut noter tasdik bilgileri de teslim listesinde yer alsın. Eksik sayfa veya okunamayan kayıt varsa bunu açıkça belirtin. Yeni yönetimin yetkilerine ilişkin belirsizlikleri varsayımla çözmek yerine ilgili kararları ve gerektiğinde uzman görüşünü kontrol edin.

Devir tarihindeki mali durum

Banka hesap dökümleri, kasa kayıtları, gelir gider raporları, aidat ve cari hesap listeleri, işletme projesi veya bütçe dosyası, faturalar, makbuzlar ve ödeme belgelerini birlikte inceleyin. Geçmiş dönem raporlarının yanında, devir günü itibarıyla hazırlanmış güncel bir durum özeti isteyin. Bankadaki para ile tahsil edilmesi beklenen alacakları ayrı gösterin.

Varsa kasadaki nakdi birlikte sayın ve tutarı tutanağa yazın. Banka bakiyesini aynı tarihli hesap kaydıyla karşılaştırın. Ödenmemiş faturalar, tedarikçi borçları, alınmış avanslar, iade bekleyen tutarlar ve belirli işlere ayrılmış paralar için açıklama ekleyin. Teslim günü yapılan son işlemlerin eski ve yeni kayıtlara iki kez girilmesini önlemek için kesim tarihini ve saatini netleştirin.

Aidat listesinde görünen tutarla dayanak belgeler uyuşmuyorsa farkı ayrı bir inceleme kalemi olarak kaydedin. Daire bazlı kayıtların nasıl düzenlenebileceğini Apartman aidat takibi nasıl yapılır rehberimizde bulabilirsiniz.

Sözleşmeler ve yaklaşan ödemeler

Temizlik, güvenlik, asansör bakımı, teknik servis, bahçe bakımı ve yönetim hizmeti gibi mevcut sözleşmeleri, eklerini ve teklif onaylarını toplayın. Her sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihini, yenileme koşullarını, ödeme takvimini ve açık işleri not edin. Sözleşmedeki bedel ile son faturaları karşılaştırın; değişiklik yapılmışsa dayanak belgeyi isteyin.

Sigorta poliçeleri, abonelik bilgileri, garanti belgeleri ve varsa alınan ya da verilen teminat kayıtları da dosyada bulunsun. Otomatik ödemeleri ayrıca listeleyin. Yönetim değişikliğinin bankada veya hizmet sağlayıcıda gerektirdiği yetki ve iletişim güncellemelerini ilgili kurumdan doğrulayın. Teslim sırasında bir sözleşmenin sona erdiğini ya da otomatik devredildiğini varsaymayın.

Teknik dosyalar ve devam eden işler

Mevcut projeler, ruhsat ve yapı belgeleri, bakım çizelgeleri, kontrol raporları, arıza kayıtları ve servis formları için ayrı bir bölüm oluşturun. Asansör, yangın ekipmanı, hidrofor, jeneratör ve benzeri ortak sistemlerden yapınızda bulunanları listeleyin. Son bakımın ne zaman yapıldığını ve açık arıza olup olmadığını belirtin.

Devam eden tadilatlarda işin kapsamı, yüklenici bilgisi, yapılan ödemeler ve teslim bekleyen aşamalar görülebilsin. Ortak alan anahtarları, kumandalar ve demirbaşlar için miktar ve durum kaydı tutun. İlk hafta dikkat gerektiren bir arıza varsa yalnızca klasöre bırakmayın; sorumlusunu ve takip tarihini açık iş listesine ekleyin.

Personel ve hukuki süreç dosyaları

Personel çalıştırılıyorsa mevcut sözleşmeler, bordro ve ödeme kayıtları, izin bilgileri ve ilgili bildirim dosyaları yetkili kişilerce incelenmelidir. Çalışanlara ilişkin bekleyen ödeme veya işlem varsa ayrı kaydedin. Bu belgelerdeki kişisel bilgileri genel devir özetine taşımayın; erişimi görev için ihtiyaç duyan kişilerle sınırlandırın.

Varsa ihtarnameler, resmi yazışmalar, dava ve icra dosyalarına ilişkin belgeler, tebligatlar ve avukat iletişim bilgilerini teslim listesine ekleyin. Son işlem ve yaklaşan süreyi belgesiyle birlikte gösterin. Süre hesabı, sorumluluk, borç kabulü veya uyuşmazlık konusunda hukuki destek alın; belirsiz bir dosya için kendiliğinden sonuç çıkarmayın.

Dijital arşiv ve erişimlerin geçişi

Yönetim yazılımı, ortak e-posta, dosya arşivi ve yedeklerin hangi hesaplarda bulunduğunu belirleyin. Devir dosyasına parolaları yazmak veya kişisel e-Devlet ve banka şifrelerini paylaşmak yerine, hizmet sağlayıcının sunduğu yetkili kullanıcı değişikliği yöntemini kullanın. Yeni yetkilinin erişimini test edin; eski yetkilinin artık ihtiyaç duyulmayan erişimini uygun süreçle kaldırın.

Dijital kopyaların açılabildiğini kontrol edin ve dosyaları dönemlerine göre adlandırın. Kağıt asılların nerede saklandığını belirtin. Devir amacıyla ilgisi olmayan kişisel verileri çoğaltmayın; ortak bağlantıları herkese açık bırakmayın.

Teslim tutanağını açık bir listeyle tamamlayın

• Teslim eden ve alan kişilerin adı, görevi, devir tarihi ve imzaları
• Belgelerin adı, dönemi, adedi ve asıl veya kopya durumu
• Kasa sayımı, banka bakiyeleri ve karşılaştırılan kayıtların tarihi
• Anahtar, demirbaş ve dijital arşivlerin teslim durumu
• Eksik veya uyuşmayan kayıtlar ve bunların açıklamaları
• Tamamlanacak işler, takip edecek kişi ve hedef tarih

Kontrol etmediğiniz kalemleri tamamlanmış gibi işaretlemeyin. Eksik belge için kimin, hangi tarihte dönüş yapacağını belirleyin. Devir sonrasındaki ilk kontrolde açık kalemleri tekrar gözden geçirin.

Yönetim evraklarını düzenlemede Sensa desteği

Sensa, Türkiye genelindeki apartman ve site yönetimlerine evrak ve dosya düzeni, cari hesap takibi ve raporlama konularında destek sunar. Hizmetlerimizi inceleyebilir veya devir hazırlığınızın kapsamını konuşmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.