Yönetim değişirken dijital erişimler nasıl devredilir?
Yönetim değişiminde klasörler teslim edilmiş olabilir; buna rağmen yeni yönetici rapor yazılımına giremiyor, eski yönetici ortak e-postaları almaya devam ediyor olabilir. Dijital devirde başarı ölçütü yalnızca dosyanın gönderilmesi değildir. Doğru kişinin gerekli kayda ulaşabilmesi ve artık yetkisi olmayan kişilerin erişiminin uygun biçimde sonlandırılması gerekir.
Bu süreç için sistemlerin kendi kullanıcı ve yetki yönetimi yöntemlerini kullanın. Kişisel e-Devlet, banka veya e-posta parolalarını bir devir tutanağına yazmak sağlıklı bir yöntem değildir. Banka ve diğer kurumların yetki değişikliği süreçlerini doğrudan ilgili kurumdan doğrulayın. Kimlik doğrulama bilgileri yerine hangi işlemin tamamlandığını kaydedin.
Önce hesap envanterini çıkarın
Yönetim yazılımı, ortak dosya alanı, yönetim e-postası, fatura portalları ve varsa internet sitesi hesabı için ayrı satır açın. Sistem adı, kullanım amacı, mevcut yetkili rol, yeni yetkili rol ve sağlayıcı iletişim bilgisi yeterli bir başlangıçtır. Parola, kurtarma kodu veya ödeme kartı bilgisi bu tabloda bulunmamalıdır.
Bir hesabın eski yöneticinin kişisel hesabına bağlı olması ayrıca değerlendirilmelidir. Tüm kişisel hesabı teslim almak yerine, hizmet sağlayıcının kurumsal sahiplik veya yetkili kullanıcı geçişi yöntemini araştırın. Teknik olarak mümkün görünen bir kopyalama işlemi, ilgisiz kişisel verilerin de aktarılmasına yol açabilir.
Yetkiyi göreve göre tanımlayın
Rapor okuyan kişi ile kayıt değiştiren kişinin aynı yetkiye ihtiyacı olmayabilir. Kullanıcı ekleme, ödeme onayı ve arşiv indirme gibi yetkileri ayrı değerlendirin. Herkese yönetici yetkisi vermek yerine işin gerektirdiği erişimi tanımlayın. Geçici kontrol için verilen erişimin ne zaman sona ereceğini de yazın.
KVKK'nın veri güvenliğine ilişkin açıklaması, kişisel verilere hukuka aykırı erişimin önlenmesi ve verilerin korunması için gerekli tedbirleri vurgular. Aşağıdaki geçiş matrisi, bu konuda kullanılabilecek idari bir çalışma örneğidir; her sistemin riskine göre ayrıca değerlendirilmelidir.
Dijital devir matrisi
- Sistem: kullanılan hizmet ve yönetimle ilişkisi
- Yetki: okuma, düzenleme, onay veya kullanıcı yönetimi
- Geçiş yöntemi: sağlayıcının yetki değişikliği veya kullanıcı daveti
- Hazırlık: aktarılacak dönem ve gerekli belgeler
- Kontrol: yeni yetkilinin gerçekleştireceği örnek işlem
- Kapanış: eski erişimlerin ve paylaşım bağlantılarının gözden geçirilmesi
- Kanıt: işlem tarihi, sorumlu kişi ve destek kaydı
Bu matrisi ayrıcalıklı erişim içeren bir belge gibi koruyun. Sistemin nerede bulunduğunu gösterse bile bütün sakinlere dağıtılması gerekmez. İhtiyaç duyulmayan hesapların kapanışı da hesap türüne ve saklanması gereken kayıtlara göre planlanmalıdır.
Geçişi kontrollü sırayla yapın
Önce devre konu kayıtların mevcut durumunu ve gerekli yedekleri doğrulayın. Yeni yetkiliyi sistemin desteklediği yoldan tanımlayın. Ardından yeni erişimle örnek rapor açma, belge bulma ve izin verilen düzenlemeyi yapma gibi işlemleri test edin. Yeni erişimin çalıştığı teyit edilmeden eski erişimi plansızca kesmek günlük işleri durdurabilir.
Varsayımsal bir örnekte yeni yönetici aylık raporu açabiliyor ancak ek faturaları göremiyorsa devir tamamlanmış değildir. "Giriş başarılı" ile "işin gerektirdiği bütün kayıtlara erişim var" kontrollerini ayırın. Eksik izin giderildiğinde testi yeniden yapın ve sonucu kaydedin.
Paylaşım bağlantılarını unutmayın
Kullanıcı hesabı kaldırılmış olsa bile eski bir genel bağlantı açık kalmış olabilir. Arşiv klasörleri, rapor bağlantıları ve ortak e-posta yönlendirmelerini gözden geçirin. Erişimi yalnızca yetkili alıcılarla sınırlandırın. Eski cihazlardaki kopyalar, yedekler ve hesap kurtarma kanalları için sistem sağlayıcısının önerdiği yöntemi uygulayın.
Sonuç kaydında hangi hesapların devredildiği ve hangilerinin beklediği görünür olsun. Tamamlanmayan banka veya yazılım yetkisini "devir yapıldı" başlığı altında gizlemeyin. Sensa ile iletişim kurarak dijital arşiv ve evrak geçişine ilişkin idari takip ihtiyaçlarınızı paylaşabilirsiniz.