İşletme projesi hazırlığı için hangi veriler gerekir?

İşletme projesi hazırlığında sağlıklı bir başlangıç, geçen yılın toplamına tahmini bir artış eklemekten daha fazlasını gerektirir. Hangi hizmetlerin devam edeceği, hangi sözleşmelerin değişeceği ve tek seferlik hangi işlerin gündemde olduğu anlaşılmalıdır. Bu bilgiler dağınıksa hesap doğru toplansa bile projenin dayanakları açıklanamaz.

Bu rehber, apartman ve site yönetimlerinin hazırlayabileceği veri dosyasına odaklanır. Gider paylaşımı, yetki, bildirim ve onay işlemleri için yapınıza uygulanacak güncel mevzuat ile yönetim planının birlikte değerlendirilmesi gerekir. Çalışma tablosu, hukuki süreçlerin yerine geçmez.

Önce güncel karar çerçevesini kontrol edin

7579 sayılı Kanunun 4. maddesiyle Kat Mülkiyeti Kanununun 37. maddesinde 2026 yılında değişiklik yapılmıştır. Düzenleme, işletme projesinin kat malikleri genel kurulunda onaylanmasını ve kabul edilmiş proje yoksa geçici proje hazırlanmasını ele alır. Bu nedenle eski internet örneklerindeki usulleri doğrudan kopyalamak yerine güncel maddeyi kontrol etmek önemlidir. TBMM'nin yayımladığı kanun metni birincil kaynaktır.

Hazırlık klasörüne mevcut işletme projesini, ilgili kurul kararlarını ve yönetim planını koyun. Hangi belgenin hangi döneme ait olduğunu yazın. Üzerinde çalışılan taslağı, yürürlükteki belgeyle karıştırmamak için dosya adında dönem ve sürüm kullanın. Taslak rakamların kendiliğinden tahsil edilecek borç haline geldiği varsayılmamalıdır.

Geçmiş dönemi ayrıştırın

Son dönemin giderlerini hizmet türlerine göre toplayın. Düzenli temizlik, ortak alan enerji gideri, bakım hizmeti ve tek seferlik onarım aynı kalemde bırakılmamalıdır. Geçen yıl yapılan tek seferlik bir işi yeni yılın her ayına taşımak tahmini gereksiz büyütebilir. Henüz ödenmemiş faturaları da gerçekleşmiş ödemelerden ayrı görünür kılın.

Verinin hangi dönemi kapsadığına dikkat edin. On aylık gider toplamını on iki aylıkmış gibi kullanmayın. Eksik aylar için yapılan varsayımı ayrı belirtin. İç hesaplar arasındaki para aktarımlarını gider veya gelir gibi iki kez toplamadığınızı kontrol edin.

Her tahminin dayanağını yazın

Bir gider satırında miktar, birim maliyet, kapsadığı ay sayısı ve kaynak bulunması incelemeyi kolaylaştırır. Dayanak güncel sözleşme, geçerli teklif veya henüz kesinleşmemiş bir tahmin olabilir. Bunları aynı güven düzeyinde sunmayın. Teklif geçerlilik tarihi geçmişse yenileme ihtiyacını işaretleyin.

Varsayımsal bir örnekte aylık 8.000 TL bedelli bir hizmetin on iki ay devam edeceği öngörülürse yıllık tahmin 96.000 TL olur. Hizmet yalnızca dokuz ay alınacaksa aynı çarpım kullanılmaz. Bu tutarlar piyasa fiyatı veya aidat önerisi değildir; miktar ve süre varsayımının sonucu nasıl değiştirdiğini gösterir.

Gelir beklentisiyle kullanılabilir parayı karıştırmayın

Banka bakiyesi mevcut kaynaktır; henüz tahsil edilmemiş alacak gelecekte gerçekleşmesi beklenen giriştir. Tahsilat beklentisini açıklamadan ikisini tek toplamda kullanmak ödeme planını yanıltabilir. Belirli bir amaç için ayrılmış tutar varsa bunun niteliğini ve dayanağını ayrıca gösterin.

Giderlerin hangi bağımsız bölümlere hangi esasla yansıtılacağı veri dosyasının kritik kontrolüdür. Sadece daire sayısına bölmek veya bütün kalemlerde tek oran kullanmak için otomatik bir kabul yapmayın. Uygulanacak paylaşım dayanakları yetkili değerlendirmeyle netleşmeli; çalışma tablosunda kullanılan yöntem açıkça görünmelidir.

İncelemeye sunulacak dosya

Dönem ve sürümü belli mevcut proje, kararlar ve ilgili yönetim belgeleri
Geçmiş giderler, ödenmemiş borçlar ve tek seferlik işlerin ayrımı
Güncel sözleşmeler, teklifler ve geçerlilik tarihleri
Gider satırları için miktar, süre, bedel ve varsayım açıklaması
Mevcut kaynaklar ile tahsilat beklentilerinin ayrı özeti
Paylaşım dayanağı kontrolü ve cevap bekleyen sorular

Toplamları son kez karşılaştırın; belirsizlikleri gizlemek yerine karar verilmesi gereken konulara dönüştürün. Sensa ile iletişime geçerek veri toplama, kayıt düzeni ve raporlama desteğinin kapsamını görüşebilirsiniz.