Apartman ve site yönetiminde aylık gelir gider raporu nasıl hazırlanır
Aylık gelir gider raporu, apartman veya sitenin parasının nereden geldiğini, hangi ihtiyaçlar için kullanıldığını ve gelecek aya ne kaldığını anlaşılır biçimde gösterir. İyi bir raporda tutarlar kadar, bu tutarların hangi döneme ve belgelere dayandığı da önemlidir. Yönetici, denetçi ve kat malikleri aynı rakamlara baktığında aynı sonucu görebilmelidir.
Raporu her ay benzer başlıklarla hazırlamak, artan giderleri ve yaklaşan ödeme ihtiyacını erken fark etmeyi kolaylaştırır. Aşağıdaki yöntem pratik bir aylık çalışma düzenidir. Yönetim planındaki hükümler ve yönetiminize uygulanacak hesap verme yükümlülükleri ayrıca değerlendirilmelidir.
Önce raporun dönemini ve kapsamını belirleyin
Başlığa apartman veya site adını, raporun kapsadığı ayı ve hazırlanma tarihini yazın. Birden fazla blok, banka hesabı veya kasa varsa hangi kayıtların rapora dahil olduğunu belirtin. Önceki ayın kapanış tutarını yeni ayın başlangıç tutarıyla karşılaştırın. Sonradan gelen bir belge nedeniyle eski dönem düzeltilmişse farkın nedenini kısa bir notla açıklayın.
Bu rehberdeki örnek, gerçekleşen para giriş ve çıkışlarını esas alır. Henüz tahsil edilmemiş alacaklar ile ödenmemiş faturalar ayrıca gösterilir. Böylece banka bakiyesiyle tahsil edilmesi beklenen para birbirine karışmaz.
Gelir ve giderleri karşılaştırılabilir başlıklarda toplayın
Aidat tahsilatı, geçmiş dönem borç ödemeleri, ek avanslar ve varsa diğer gelirleri ayrı başlıklarda izleyin. Geçmiş aya ait aidat bu ay ödendiyse bu ayın para girişine girer; açıklamasında ilgili dönem korunur. Yönetimin kendi banka hesapları arasındaki aktarımları toplam gelir veya gideri artıracak biçimde iki kez saymayın.
Giderlerde elektrik, su, temizlik, personel, bakım ve onarım, sigorta ve yönetim hizmeti gibi yapıya uygun gruplar kullanın. Tek seferlik büyük harcamaları düzenli aylık giderlerden ayırın. Faturanın tamamı yerine kısmi ödeme yapıldıysa para çıkışında ödenen tutarı, kalan borcu ise borçlar bölümünde gösterin. Kategorileri her ay değiştirmemek dönemler arasında karşılaştırmayı kolaylaştırır.
Kasa ve banka bakiyesini belgelerle doğrulayın
Her işlemde tarih, tutar, açıklama ve belge referansı bulunması kontrolü kolaylaştırır. Banka hareketlerini rapor kayıtlarıyla, varsa kasayı da sayım sonucu ve nakit belgeleriyle karşılaştırın. Açıklanamayan bir farkı rastgele bir gider başlığına ekleyerek kapatmayın. Kontrol edilecek işlemi, eksik belgeyi ve takip edecek kişiyi not edin.
Temel kontrol şudur: dönem başı kasa ve banka toplamına ay içindeki dış kaynaklı para girişlerini ekleyin, para çıkışlarını çıkarın. Sonuç, dönem sonu kasa ve banka toplamıyla eşleşmelidir. İç aktarımlar bu toplamı değiştirmez.
Basit bir aylık rapor örneği
Tamamen örnek bir ayda aşağıdaki tutarların gerçekleştiğini varsayalım. Bu rakamlar aidat veya hizmet bedeli önerisi değildir.
Rapor kalemi Tutar
Dönem başı kasa ve banka toplamı 30.000 TL
Ay içinde tahsil edilen tutar 75.000 TL
Ay içinde yapılan ödemeler 68.000 TL
Dönem sonu kasa ve banka toplamı 37.000 TL
Kontrol hesabı 30.000 + 75.000 − 68.000 = 37.000 TL olur. Ayrıca tahsil edilmeyi bekleyen 12.000 TL aidat alacağı ve ödenmemiş 9.000 TL bakım faturası varsa bu iki tutarı ayrı satırlarda belirtin. Alacağı bankadaki paraya eklemeyin. Ödenmemiş fatura, gelecek dönemin nakit ihtiyacını etkiler. Belirli bir bakım işi için ayrılmış para varsa, toplam bakiyenin ne kadarının bu amaçla tutulduğunu da açıklayın.
Bütçe farkını ve gelecek ayın ihtiyacını açıklayın
Aynı döneme ait planlanan tutarla gerçekleşen tutarı gider grubu bazında karşılaştırın. Örneğin bakım bütçesinin aşılması ek bir arızadan kaynaklanıyorsa işin ne olduğunu ve dayanak belgesini belirtin. Ödeme tarihiyle hizmet dönemi farklıysa bunu not ederek yanıltıcı bir karşılaştırmayı önleyin.
Yalnızca toplam farkı yazmak yerine, karar gerektiren konuyu görünür kılın. Yaklaşan sigorta yenilemesi, bekleyen fatura veya planlı bakım için tahmini ödeme zamanını ekleyin. Kesinleşmemiş tutarları tahmin olarak işaretleyin. Daire bazlı ödeme eşleştirmesi için Apartman aidat takibi nasıl yapılır rehberimizden yararlanabilirsiniz.
Raporu uygun ayrıntı düzeyinde paylaşın
Genel özette gelir, gider, bakiye ve önemli açıklamaları sunun. Kişisel borç ve ödeme bilgilerini yalnızca uygun hukuki dayanakla, gerekli kapsamda ve yetkili kişilerin erişebildiği kanallarda paylaşın. KVKK'nın 18 Şubat 2026 tarihli ve 2026/348 sayılı ilke kararına ilişkin duyurusu, kişisel veri içeren borç listelerinin asansör, giriş ve koridor gibi ortak alanlara asılmaması gerektiğini açıklıyor. Kapalı gruplarda da üyeleri ve paylaşılan veri miktarını kontrol edin.
Ay kapanışı için kontrol listesi
- Dönem, kapsam ve başlangıç bakiyesi doğru mu?
- Tahsilat, alacak ve ödenmemiş borç ayrı görülebiliyor mu?
- Hesaplar arası aktarımlar mükerrer sayılmış mı?
- Kasa ve banka toplamı belgelerle eşleşiyor mu?
- Bütçe farkları ve yaklaşan ödemeler açıklanmış mı?
- Eksik belgeler, erişim yetkileri ve raporun son hali kontrol edilmiş mi?
Gelir gider raporlamasında Sensa desteği
Sensa, Türkiye genelindeki apartman ve site yönetimlerine gelir gider kontrolü, cari hesap takibi, evrak düzeni ve raporlama konularında destek sunar. Hizmetlerimizi inceleyebilir veya yönetiminize uygun kayıt düzenini görüşmek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.